如何利用SharePoint Online, Flow以及PowerApps整合工作流程Youtube视频

大家好

欢迎大家搭乘微软技术捷运的生产力列车

恭喜大家来到最後一站了

我是这一站的站长Emily

那今天在这一站

我主要会介绍有关於文件流程的建置

如何利用我们O 365上面的工具SharePoint

Flow还有PowerApps

来整合我们的文件工作流程

那一般我们企业组织在

讨论有关於内容管理的部分

主要有很多的议题包含说是

例如我们要把这些档案文件放到哪里

或者是我们组织的人员在分享这些文件的时候

有一些权限的设定

当这些文件的量越来越多的时候

可能会进而衍生的搜寻

或者是一些文件流程的部分的这些议题

今天主要介绍的内容

主要会跟我们的文件流程这一块

是比较有相关性的

其实文件流程又分成了很多种不同的流程

今天会cover到的流程

主要有分成这4种不同的流程

也就是文件的发布还有审批、核准

以及我们这些文件在跨应用程式的这些传递

还有内容的同步和最後

结合可能组织内部的架构这种商务的流程

当然今天我们都会介绍相对应的工具

来告诉各位说我们可以怎麽样

去开发我们这些文件相关的流程

以及最後我们如何快速的把这些流程

转变成我们的行动化的应用程式

也就是透过我们的手机App

来执行这样子文件的流程

等一下会再针对这些流程做更详细的介绍

其实如果各位有看过前几部影片的话

应该都可以知道说O 365上面

它其实存在着非常多不同种的工具

除了例如说邮件或者是开会等工具之外

其实还有和内容

以及自动化引擎相关的这些工具

可以拿来做应用

今天我们主要会介绍到的工具

主要是在O 365上面的SharePoint以及Flow

还有PowerApps这3个工具

回到我们刚才所提到的这些企业流程

我们第1个主要介绍的

是我们关於文件发布的这样子的流程

也就是今天我的团队里面

当有人他想要上传一个文件的时候

或者是他想要从草稿变成第1个正式版本

第2个正式版本

这种文件发布的过程当中

我可能想要让我的团队人员

必须要经过一个审核的动作才可以让他发布

像这样子的流程

我们该如何透过我们O 365上面的这些工具去建立呢

其实在我们的O 365 SharePoint上面

已经内建含有这样子的流程

如果你是刚好在利用SharePoint

来做你企业内部的这些文件控管的话

你其实就可以应用

这个SharePoint内建的文件发布的流程

去做这个文件发布的控管

那像画面上可以看到的

有2个不同的画面

在各位的左边可以看到的

就是一般的使用者他可以看到的画面

也就是他所可以看到的都是已经过审核

已经被核可发布的这些文件

右边的这个画面的话

主要是有在进阶权限的人

他才可以看到的这个画面

也就是他有权去审核

还是草稿版本的这些文件让它变成是正式的版本

所以拉近一点给各位看的话

就可以看到说一个使用者

他是只能看到已经通过核准的这些文件

那另外一个人他是可以看到说

还是草稿版本的这些文件

背後设定的原理非常的简单

在SharePoint里面他都已经有内建的这些UI

你只需要透过滑鼠的点击、勾选

就可以直接的去设定

这个文件发布的这个流程了

再来要说明的是第2个

关於文件的审批以及核准的这个流程

也就是说

今天在我们组织内部可能有一些公文

它需要呈报给我的主管

或者是另外的审核人员去做核可的动作

或者是意见蒐集的动作

像这样子稍微比起文件发布流程

更复杂一点点的这样子的状况

我们可以如何去做建立呢

其实如果你是用SharePoint的话

在SharePoint里面也有内建工作流程引擎

可以帮助我们做到这件事情

可以看到说在SharePoint里面

已经有内建了各位所熟悉

过去这种SharePoint地端版本的

SharePoint 2013以及

SharePoint 2010的这种工作流程

在画面中可以看到

其实我在我的SharePoint管理後台

我就可以直接的去追踪

我所建立的这个工作流程的整个架构

以及它现在是不是有被啓动了

它进行到什麽样子的步骤

核准的人是谁都可以透过UI画面的方式

很清楚明了的去看到

如果说你不喜欢这种SharePoint

或者是SharePoint那种内建的流程范本

你觉得没有办法满足你组织的需求的话

你其实可以利用SharePoint Designer

或者是Visual Studio去为你的组织订定

更进阶或者是更复杂的这种

签核的这种流程

再来第3个跨应用程式的传递

还有内容同步的这样子的内容管理的流程的话

我们可以如何透过O 365上面的工具来实做

在这边更进一步的解释一下说

何谓跨不同的应用程式的这种流程好了

这边举一个例子让大家知道

假设说今天你想要让你组织底下的员工

在上传一个档案的时候

或者是他提出了例如说

请假的需求的时候

他可以从文件储存的这个应用程式

发一个自动通知的邮件到你的

例如Outlook的信箱里面

像这样子跨应用程序的这种资讯的传递

或者是说你今天想要自动的把你的

信箱里面的附件

收到的新的附件的时候

自动同步一份把附件储存到

你云端的硬碟去做备份

像这样子的流程的话

我们就会把它归类在

跨应用程式的这个资讯的流通

或者是内容同步备份的这个类别底下

其实像这样子的流程应用的话

可以透过我们Office 365上面的一个工具

叫做Microsoft Flow

这个大家过去可能比较少听到

其实它就是一个比较轻量型的

自动化流程引擎在O 365这个平台上

它主要是可以帮助我们在

不同的这些应用程式之间做到

资讯的流通以及整合

对於组织最大的好处就是

这个Microsoft Flow它可以

帮助我们减少在流程开发上面

写程式的这个成本

因为在Flow里面它其实都已经帮我们把这些

跟不同应用程式之间的

界接的这些程式都已经

用模组化的方式开发好了

所以在Flow里面的话

基本上你只需要像是堆积木一样

把这些模组依照你组织内部的流程的需求

把它像积木一样拼凑起来就可以了

就像现在各位在画面上看到的

就是一个一个的这个方块

就是我刚刚所提到的

就是在Flow里面的这些

已经开发好了这些模组

我只需要知道我今天的组织流程

我各要在什麽样子的时间点内

执行什麽样子的步骤

还有我要设立什麽样子的条件

我就可以一一的把我的流程把它组合起来

这些积木的话主要会分成3个类别

就是各位在画面上看到的

主要是分为Trigger, Action还有判断式

分别就是说Trigger你要告诉Flow说

当今天你在应用程式里面

发生了什麽样子的事情的时候

你要去啓动这个Flow的流程

接下来你要告诉它要做哪些动作

也就是我们的Action

当然会有一些比较复杂的情况

我们就会加进判断式

也就是我们写程式常用的

if-else这样子的概念在里面

这里面的流程我们都不需要

自己亲自去写程式

我们只需要把这些积木

专业的来讲的话应该就是connector

把它拉出来、组合起来

并且告诉这些connector

我们所需要的参数之後

它就可以完成一个流程

很快速的就可以去满足我们

使用单位人员的这个使用需求

当然我们刚刚有介绍到Trigger的部分

包含说我想要定时例如说

每隔几分钟或者是每隔几个礼拜

我就自动去啓动我的这一个流程

也都是可以做到的

在接下来Action的部分的话

可以做到事情包含说建立档案

或者是传送邮件

或者是进行一个核准的流程

刚刚前面提到的这个核准的流程

其实也都是可以透过

在Flow这个平台上面来实做

其实在Flow里面刚刚有提到

它主要是跨不同应用程式之间的

资讯的沟通跟同步

其实我可以去界接什麽样子不同的应用程式呢

各位可以看到

现在已经支援了超过180种不同的应用程式

都可以来使用Flow做界接

当然因为是云端的服务

所以它每个礼拜都会持续的更新

更新的速度其实是非常快的

当然如果说现在

在Flow上面还没有组织内部

所要使用的这样子的应用程式的话

我们也可以透过自行开发这个connector的部分

来让自己内部的应用程式

界接到Flow这个平台上

Flow它最大的优点就是

可以快速的建置我们的流程

所以在Flow内部其实已经有非常多

已经开发、已经组合好的

这样子的流程范本在里面

所以我透过搜寻的方式

我很快的就可以去使用这内部的流程

很快的建置出我所需要的这个Flow

再来倒数第2个所要介绍的

商务流程的话

是稍微复杂度比较高一点点的

结合商务流程的这个部分

这边比较复杂的意思

也就是说我们今天在组织内部的这种流程

它可能会牵涉到

我们在公司内部的职位

例如说我可能今天发出了一个文件的时候

这个流程会自动的去判别说

我这个流程我是应该要给我的

上一层主管来核决或者是我的上上层主管

或者是这个文件

它应该要传送到HR部门那边

去做核决的这个动作

或者是他界接的这个系统

是公司内部比较复杂系统

像是ERP或者CRM这样子的系统

这种牵涉到比较广泛的这种系统流程的话

我们就会建议

我们其实微软有非常多的合作夥伴

可以帮助我们进行客制化流程这一块

所以各位这边如果是比较复杂的流程的话

建议就可以找我们的合作夥伴来进行

客制化以及开发的部分

最後的部分

我这边要介绍一个非常好用的工具

来帮助各位很快速的可以

开发一个我们行动化的这个应用程式

也就是我们的手机App

这边要介绍给各位的工具

也是我们在O 365上面的工具

叫做PowerApps

各位可能也过去比较少听到

它其实和Flow有一点相似的地方就是

在PowerApps里面它已经

帮我们开发好了非常多的模组

可以直接的拿来使用

所以对我们组织内部的人员

最大的好处就是它可以减少

我们在开发应用程式上面的这一个成本

直接的就可以把PowerApps

和我们内部已经在使用的这些资料

做一个界接

快速的把它转换成

我们行动装置上面的这一个应用程式

什麽样子的手机App

适合透过PowerApps来开发呢

个各位可以看到就是画面上的这一个图

如果说今天你想要快速的建置一个

组织内部所需要使用的

这种商务应用程式的话

我们就会建议你可以透过PowerApps

这样子的工具来进行开发

所以并不是每一个行动应用程式都适合

利用PowerApps来开发像是

我想要开发一个游戏的App

或者是那种要在Android或者是iOS

的这种App Store上架的这种应用程式

是开放给所有人的就不太适合

主要透过PowerApps来开发的这些应用程式

是比较适合组织内部自行使用的

这种商务应用程式

在这边就是介绍一个

微软自己内部使用的实际案例

来给各位知道一下

在微软内部有一个HR的请假系统

我们叫做MS Vacation

就是员工需要请假的时候

都会上到这个HR的web上面

然後到这个系统MS Vacation里面去

提出自己请假的这个需求

也就是各位现在在画面上

左边所看到的这个web的这个网站

我们就是透过PowerApps这样子的工具

快速的把这个网站转换成行动的应用App

所以我们只要在手机上面下载

PowerApps的这个App之後

点进去PowerApps这个应用程式里面

我就可以快速的透过手机的方式

来提出我的请假需求

我要如何的在PowerApps上面

快速的开发一个我自己公司内部

所应用的商务行动应用程式呢

所应用的商务行动应用程式呢

从接下来我会说明从资料的界接

还有资料的验证到

我在开发环境里面进行开发

最後把这个应用程式发布出去

以及後续的一些设定

来快速的让各位知道一下

刚刚有提到了

在PowerApps里面他其实可以去界接我们

在组织内部已经在使用的这一些data

包含说刚才前面有介绍到的

我可以去界接SharePoint上面的资料

或者是我要去界接database的资料

或者是甚至我要界接我现在

在公司组织内部地端的这些资料

我也都可以去接

所以它可以连线到的资料其实非常的多

在资料连线验证这一块

它主要是透过Azure AD的方式

来去确认说

你是不是有权限去连线到这样子的资料

在进行开发的话

我们会是在我们的PowerApps的开发工具

也就是PowerApps Studio

的这个开发环境底下

来进行PowerApps应用程式的开发

其实在这个开发的环境底下

和我们过去使用Excel跟Word的这个界面

其实是非常的类似的

所以使用起来算是比起其他的开发环境

是非常的直觉而且非常的熟悉的

在PowerApps Studio里面的最上面

我就可以像是我在使用Excel一样

在我的工具列这边

我去新增我所要的这个UI的原件

我要透过语法的方式让这些元件进行一些互动

我只要透过一些类似Excel这样子的语法

来输入一些互动的公式以及变数

这个互动的公式以及变数的话

在简报里面也都有提供连结给各位

可以去做参考和查询

包含说我今天在这个App里面

我可能会去存取到我手机的

例如说GPS或者是相机

这样子的工具的话

其实也都可以透过PowerApps里面去进行开发

开发完成之後

我就可以透过发布的方式

来授予我今天组织内部其他人

可以使用这个App的权限

我在发布的同时我就可以去设定说

今天这个人他是有使用权而已

或者是说它可以有进阶额外设定的权限

这边比较需要注意的一点就是

我透过PowerApps来制作的这个应用程式

它是只能发布给

我同一个组织domain底下的这些人员来做使用

所以它是没有办法给

公司外面的人来存取这一个App

另外我除了透过手机的App来做使用之外

我其实也可以有一个web的URL

我可以透过浏览器的方式

来存取我这个App上面的这个功能

如果你想要透过手机的方式来

存取我这个App的话

我必须要先到Android或者是

Apple的应用程式的商城

先把PowerApps的这一个应用程式下载下来

我在PowerApps上面所开发的这些应用程式

它都会包在这个PowerApps的App底下

我必须先进入PowerApps的App里面

我才可以看到说

我可以使用哪一些PowerApps的一些App

我们今天的影片就到了尾声

今天在影片里面有介绍了不同的

有关於文件的这个流程

以及相对应的工具可以拿来作开发

包含说如果你是比较简单的流程的话

像是文件发布流程或者是这种

单一层的这种签核的流程的话

其实可以利用SharePoint Online

里面内建的这种流程平台去做开发

如果你是跨了比较多不同应用程式的这种流程的话

我们就可以建议你使用Microsoft Flow

这样子比较轻量型的

自动化流程引擎来满足组织内部的流程需求

如果有牵涉到比较复杂的商务应用程式

或者是组织内部这种架构

需要讨论到核决权限的这样子的流程的话

我们就会建议可能要请我们的

微软合作夥伴来进行客制化开发的部分

最後如果你想要把这些相关的应用

把它快速的变成行动化的应用程式的话

就可以利用PowerApps

来进行行动应用程式的开发

谢谢大家今天的观看

如果你有想要索取今天的投影片的话

请点选Youtube视频影片下方的连结

我是Emily我们再见罗 拜拜。