Google Apps for Work企业案例分享:承甲室内装修Youtube视频

我(Alex)的公司的名字是承甲室内装修工程

我们是做室内装修的

然後我在一年前的时候 因为我进公司

然後有负责一些

我们的公司没有IT

所以我就去看了一些信箱的 Email的东西

然後就刚好看到了Google Apps for Work

所以後来就有跟他们(田中系统)的业务

做consulting(顾问谘询)

然後後来其实导入了还满顺利的

好 我们Alex非常非常害羞

那我想要请问一下那当初呢 考虑会转换信箱系统最主要的原因是什麽

怎麽会突然想要换系统

我们公司原来用的Email是中华电信的Hibox

然後那个Hibox它其实

它在做新进人员的信箱的增减

然後跟管理上面

我是比较重视觉的 所以我觉得它的页面不是很好看

所以我就不是很喜欢

然後加上它使用 他可能就是你信箱你开了一个人

你这个人离职之後 你又要再把这个信箱删掉

那可是Gmail的好处就是 这个Google Apps for Work

它有一个好处就是

我的人离职了之後 我只要把他的名字改了

他就变成下一个人可以使用

而且里面的资料还保存着

这一点我满喜欢的

然後还有它有附Calendar就是日历

有日历还有那个Hangouts(即时通讯)

就它满多附带的功能

对 然後就是很好用

Hangouts的东西我是没有用得很顺畅

因为 那个 其实我们公司大概40个人所以

其实要充分使用这个整个系统的话

他是要每个人要有自己研发的精神

不然其实公司目前 我一个人在推动还是有点困难的

但是就Gmail而言跟Calendar其实大家用得还满有心得的

那刚刚Alex讲到Hibox的介面

好像我有看到在场有几位在偷笑

好像是心有戚戚焉

那接下来想要请问一下从当初 实际就是评估

然後一直到导入 大概花了多久时间

从当初他们的业务过来 我去了解之後

其实大概花了快三个月到导入的时候

因为我那时候除了找Gmail就是Google之外

我还有去找一些台湾的其他的Email代管的厂商

然後还是视觉上面我觉得Google是让我最满意的

所以我就觉得好 我应该会采用Google

然後後来他们的业务也过来做了几次的一些说明跟教育

就像可能各位今天参加的这样子的一个活动

那到後面他们导入的时候会有一个教育训练

包括管理员的教育训练还有user(使用者)的教育训练

那user就是给公司所有同仁 那管理员就是针对

到时候可能是IT的

或是专门在管理这个全公司信箱的人的训练

那这些过程完成下来其实还满快的

就是很清楚 然後还满快速的 大概在三个月的时候

我就是 公司就已经上线了 就是在使用这一套系统了

那中间是不是有担心Google Apps的哪些

就是或是考量什麽点让你就是一直犹豫

一直到三个月之後终於确定我要导入这样子

其实我

因为我其实出社会 经验不是很丰富

然後那时候还满担心 就是我们公司的资料如果

都上传到Google会不会有什麽资安外泄之类的事情

然後我就做很多research(研究)

他们就是说其实Google这麽大的公司

它的资料的储存的中心是更严密的

我唯一担心的就这一点所以後来这一点他们的业务

也是有给我看那个他们导入的一个

就是有点像他们资安协议的东西

所以我就觉得OK这个我放心了 然後就导入了

那刚刚Alex提到了资安的部分

其实刚刚像Trista前面简报也有提到

就是全球现在Google有12个data center在全球各地

而且Google它储存资料的方式也是比较特别的

它是把每一份档案或是email 它是用拼图式的方式

它会把每一份档案拆成很多小碎片

各自储存在不同的data center

然後各自又有做异地备份

所以他就不用担心说可能某一个地方的data center

它因为天灾导致可能机器有受损

然後是不是担心资料会遗失

所以这个部份其实大家是可以不用担心的

然後接下来想要请问一下导入之後

导入之後大家 公司里面使用者他们适应的情况怎麽样

有哀嚎吗还是 其实大家使用得很顺利

其实导入的话

碰到问题其实不多 但是因为

我们公司比较多的同仁他们是习惯用outlook的

非常根深蒂固地习惯用outlook

所以我一开始有碰到一点问题 可是

其实Gmail跟outlook 我现在研究一下它其实可以并存的

就是它也可以用outlook去

就是Gmail变成它是一个mail server(邮件主机)

它只是 他们还是可以用outlook的程式去看email

当然那个时候我有请田中系统作协助

他们还拍了影片 然後我就只要把那个影片转给大家

叫大家自己看

我就不用去讲太多

然後其实後来有些比较

可能中年一点的同仁

他们後来也开始用Gmail

因为Gmail它 其实我自己用我觉得还满好用是因为

它还有那个标签的功能我可以很有效地管理我的Email

其实在网路上还满多Gmail的一些使用方法的文章

我自己就有去看了满多 所以就

满有心得的

那其实田中系统这边他也有拍一些影片

如果大家以後成为他们的客户其实也可以收到那个影片

还满好看的

满好用的

谢谢 谢谢Alex的支持

刚刚提到当初想要换系统是因为画面觉得太单调 不好看

那相信Google 比较fancy的画面应该有满足你的需求

那在导入之後有没有其他是什麽超乎你原本预期的效果

或是什麽效益

其实我觉得

当初吸引我的还有一个就是calendar(日历) 因为

它那个calendar就是 还满好用就是说

我们可以做一个串连

我可以把我的一些schedule放在我的个人的calendar

然後其他同仁可以订阅我的calendar 日历

可以订阅我的日历

这样子其实大家在 每个人在排班跟一些工作上面的

时间上的认知会很清楚

然後它又可以跟Gmail再结合

我发了一封邮件 你愿意参加这个活动

我的日历上面就有显示这个活动

然後还有刚刚其实那个影片有讲到那个Google Drive

我还不知道Google Drive可以用盘点这麽好的事情

但其实就Google Drive功能还满强的因为

你里面如果有文件的话是可以

因为我常常在各个工地

然後其实满容易忘东忘西的

然後就赶快打电话给同事

然後他在公司只要把资料丢到Google Drive里面

我就可以马上使用

然後像有时候有些word档

它可能编辑 我文书不是太好

我就赶快丢回云端硬碟叫文书比较好的同事帮我编辑好

就可以马上用

这是还满即时的 就是那个叫协同合作的这个概念

就是这一点我觉得还满特别 然後包括日历的部分

噢还有Hangouts

最近很想开发那个

怎麽样用Hangouts去做有效的视讯会议

可以让我们在很多工地的同事可以开会

更有效率

还在研究

最後想要请问一下就是关於Google Apps这套产品

你觉得它 你想要推荐给大家的理由

或是你觉得它有值得推荐的地方吗

我觉得它有值得推荐的地方吗 有

然後它画面真的看久了心情会比较愉快

因为其实你看Hibox的 我不是说它不好

只是它就是没有很有美感的东西

你看它的那个 它里面的东西你觉得 好像很复杂不太想用

可是你看Google就 咦这个点进去是干嘛的

哦~~ 这样子

然後就满好用的

然後其实我觉得费用其实也是我那时候评估的 当然

它的一个user的信箱是一年1500

那我记得我那时候Hibox用好像有4G还是几G的

一个年也是800

那我觉得其实它附带价值满多的

所以我一个人1500

而且有一点就是它离职真的很好用

就是这个人离职了

你只要两分钟你就可以把他的信箱过给另外一个人

然後里面资料还留着

然後甚至是其实我管理员 我是管理者我要去找里面资料

我很容易去调阅

然後我还可以去看他有没有认真在用Gmail

它都会有登入时间

还满酷的

其实大家看网站就可以知道

Alex真得是一个很重视美感的人

那田中系统的美感您还满意吗

噢田中系统很不错

然後里面都是美女

好啦 我想要问一下就是你当初对我们在协助你这样子

然後导入这套系统 那你对我们田中系统的印象

怎麽样 然後就是在帮助你导入之後你没有有觉得

因为有我们的协助 所以比较安心吗 或者是比较放心

我们如果是Google本身的客户

或者是user

因为Google有免费的 它其实Google本身就有一个Google support

就是你有问题你就打(电话) 然後就会有一个那个

中国人打给你 他就会说

先生你有什麽问题

然後你就会很快解决问题

然後他们还有田中系统的人就是

他们比较像是local(在地)的support team这样

所以你还满 满多问题就是可以找他们去协调

然後其实我还满希望他们可以多拍一些影片给我

就是那种使用者的影片

因为就是 你新进同仁一定不知道怎麽用

Gmail或是calendar

所以我有请他们做了一个就是类似教育手册的东西

你只要再群发 每个人就收到

然後不会用就说我有寄给你啊

所以他没有仔细看

然後田中系统他们就是都联络得到

然後也都愿意解决问题

这个很好

谢谢Alex对我们的肯定跟支持

那最後Alex这边还有什麽想要补充分享给各位的吗

就是

噢 他们有一个那个很酷

他们田中系统他们自己中午会订便当

然後他们就用Google Sheets 就是那个试算表

还满酷的 那真的很酷

如果有机会你们可以叫他们给你们看

那一点我现在还在研究 我做不出来

只是觉得还满好用的

因为它那个是

有点像是Excel的线上版

然後呢 每个人都可以编辑

然後你编辑了 你还知道说噢

谁谁谁 几点几分 做了这个编辑

所以满清楚的 每个东西它都有一个纪录

所以 这一点 我觉得很好

关於这个点餐表呢 待会大家有兴趣的话可以分享

让大家看一下

好那如果 可能在座还有一些

不是同仁 来宾可能对Alex心中还有一些疑问

然後或者是 帅帅的嘛

感觉很像ABC

有女朋友吗

没有

就是可能有想要私底下跟他要电话要Line的啊

或者是有这个室内设计相关的 然後想要提问的话

那其实大家手上的话 有一张小小张的提问单

然後可以趁现在这个时间 如果心中有什麽问题的话

不管是针对Alex或是针对这一整套系统

有任何问题的话都可以先写在上面

然後写好之後可以交给我们场边

美丽的工作人员们

然後待会呢 我们就开始会进入就是QA的时间

然後为大家来解惑这样子

那现在我们就先谢谢Alex,这次的Youtube视频分享到这里结束。