教你怎么样利用好固定时间做好最重要的事情的Youtube视频

哈罗大家好我是小米

这次要跟你们分享的主题比较特别一点

是关於时间规画和手帐怎麽写

那手帐这个主题呢其实是一直以来很多人来留言跟我说

希望我可以分享

那我想说既然要分享这个主题的话

就把时间规划一起放在这支Youtube影片中

因为我觉得这两件事情是还满息息相关的

所以说今天影片会分为两大部分

前半段我会针对我以前读书到现在工作

一些我觉得,比较实用的时间管理和时间规画小技巧

放在前半段

然後後半段会针对手帐

怎麽记录怎麽挑选做分享

那如果你有兴趣的话就一起看下去吧

首先我们来聊聊关於时间规画这件事情

那因为人是非常公平的嘛

每天我们都只有固定的24小时

那不管我们是学生或是上班族

怎麽样好好利用这固定时间是非常重要的一件事情

譬如说以学生为例好了

大家都是照一样的课表来上课

但是为什麽有些学生读书进度就是可以排的比较顺畅

甚至是让他的成绩比较好

又或者是上班族可能大家都一样的上班时间

有些人就是可以在规定的时间完成他的案子

但有些人就是可能要加班加到很晚

以我自己为例我是全职的youtuber和部落客

我觉得soho族是最最最需要做好时间管理的

因为没有老师或者是主管盯着你什麽时候要把什麽事情做完

你必须非常自律随时掌握好工作事情的进度

像你们现在看到十来分钟的影片

光前置作业我就需要先构思我要拍什麽主题

然後到准备、试用还有拍摄还有後制

到上传到你们现在看到的画面

其实前置作业准备非常的长

所以每天我要怎麽去规划

我要做什麽其实是非常重要的一件事情

那我这次会整理出8个小技巧

我觉得是非常实用的时间管理小技巧

而且不管你是什麽职业什麽年纪

其实都是可以用的到的

首先第一个小技巧就是

那我认为事先规划是时间规画里面要的精随

因为你事先规划好你工作进度呢

你才能随时去掌握说你现在做到哪里

什麽还没有做

所以说如果你本身还没有事前规划习惯的人呢

我建议大家务必要养成这种习惯

那实务面的部分呢

就怎麽样实际去操作

我在後面手帐的部分会提到更多细节

大家後面可以继续看下去

再来第二个呢就是

这件事情我觉得还满重要的

因为像现在我们是属於一个资讯爆量的时代

然後你很容易在事情做一做就手机一响

来个电话或来个讯息或信箱mail一响

就会马上分心去做那件事情

那这些所谓的紧急的小事

常常就是会把你从重要的事情

这样拖移注意力然後最後变成你都花时间在紧急的小事上面

然後最後重要的事情没有做完

所以说请大家务必把重要的事情排在第一顺位

你完成了这个事情譬如说到了一个阶段

你可能休息时间做这些所谓紧急的小事

你才真正可能把重要的大事做完

像最近网路上不是很流行一个影片

就是一个哲学老师他在上课拿着一个透明的罐子

然後跟学生说他先放了一个高尔夫球

然後再放小石头然後再放沙子最後倒水

他比喻说罐子是你的人生

如果你重要的事情没有先把它装进去的话

你先放了一些不重要的像小沙子阿

最後重要的事情反而装不下

他比喻说你重要的人事物就应该要先顾好

那我觉得时间管理是有一点异曲同工之妙

如果你没有先把重要的事情做完的话

你反而先塞了一些小事情

最後你反而最重要的事情没有做到

就有点本末倒置了

再来第三个小技巧呢就是

这是一个还满考验专注力的事情

因为其实我觉得分心阿

非常容易浪费时间

所以说如果你不是可以一个一心多用的人

建议你还是循规蹈矩的

一件一件事情依序完成

不要想说现在做一样马上分心又做另外一样

譬如说以我自己为例好了

我有时候可能在写文章

或者是修图的时候

我会想说注意力没办法集中

我电脑画面上会开很多视窗

可能有网路阿Facebook什麽的

可是我要逼自己说专心做好当下这件事情

我就把视窗全部通通关掉

然後逼自己说我没有做到一个阶段之前

我不能去开那些东西

也不能看手机

这样的确,实质上有提升到我工作的效率

那我觉得其实这件事情是有一点点难度的

所以你要稍微的去逼自己一把

但是这件事情其实是对於你做事情的专注力

还有做事效率是非常有帮助的

再来第四个小技巧呢就是

这句话乍听之下好像很简单

但是其实我觉得你要够了解你自己的能耐在哪里

因为很多人都会怎麽说高估你自己

就是譬如说我开始规划时间

然後我很兴奋我就会帮自己列很多工作进度

像学生我以前学生时期

很常就是我今天可以把

历史念完地理念完然後数学作业做完

结果发现你常常订了十样工作进度

但是你最後只完了六七样

其实这就是有点高估你自己的能耐

所以我觉得有舍才有得是还满重要的一个小技巧

再来第五个小技巧呢是

这是我自己取名的啦

就是你生活上可能有很多小小杂事

譬如说以我自己为例好了

可能除了最重要的影片文章之外

我可能要回留言回讯息回信

或者是我要寄合约寄小礼物等等

就是很多琐碎的事情

那你们也可以想想生活中有什麽看似

不会占用你太多时间但是又会常常突然要来的小事

那我建议大家我前面有提到

就是重要的事情先做嘛

那这些杂事可能是突如其来的增加

那你们可以就是准备一些便条纸

或者是你用手机的提醒事项

就是你有什麽事情就先记起来记起来

然後等到你真的有零碎时间或是空档时间的时候

你再来做这些杂事

就是你要有自己处理事情的顺序

先做重要的事情再做杂事

又或者是有时候我可能正事

譬如说我可能在写文章写的很累的时候

那我就先做一点点杂事去舒缓我的心情

也让自己压力不会那麽大

总之我觉得你要理出一个你自己去处理杂事的SOP

不要让这些杂事占据你最重要的工作

或者是读书时间

第六个小技巧呢就是

这点我觉得跟刚才上一点处理杂事是有点相呼应的

那所谓的零碎时间每个人

可能根据你的生活习惯不太一样像我觉得固定的零碎时间

可能就是你上下课上下班你通勤的时间是固定的

一些譬如说你可能别人约了你比较早到你要等待的时间

或者是你工作提前结束的空闲时间

就是比较不固定的零碎时间

那这段时间呢我建议大家

可以来做一些被打断也没关系的小事

譬如说我觉得学生很适合的

就是背单字你可算的一两题简单的数学题之类的

像是我自己呢我就会利用这些零碎时间

可能回留言、回讯息或者是我会快速的更新一下

我的资讯譬如说我看现在新闻看现在流行什麽

那这些东西其实就是你可以突然你其他事情要做

或是突然你要下车了被打断也没有关系的事情

可是你一点一滴的累积你也可以慢慢的把你的杂事完成

所以你有一个杂事SOP的时候

你再好好善用这些时间

你就能把好像很多紧急的小事进度完成更多

第七个小技巧呢是

那我觉的这点跟前面的有舍才有得是有点相呼应

那要形容这个小技巧呢

最适合一句话就是认真工作认真玩

这算是我人生中得座右铭之一吧

其实我从读书很小在小学的时候也有这个想法

我觉得我可以很认真读书

但是我也一定要有一定的休闲时间再安排给自己

因为我觉得人不能太极端

不能就是永远都在念书永远都在工作

可是你也是不可能那麽耍废

就是永远都在玩永远都在摆烂

所以说两这均衡是可以让你不管你是在读书、工作效率

都可以让你达到最好的状态

所以说如果你觉得你这段时间你工作念书非常认真

那你就可以作揖些犒赏自己的事情

例如说偶尔休息一下吃个美食或者是逛逛街

或是有些上班族工作到很长一段时间那你就安排

一个小旅行让自己放风一下

我觉得适时的休息才可以走更长远的路

第八点呢也就是最後一点就是

那这部分呢其实跟我前面提到的专注度也有满大的关联性

因为其实人的专注度是还满有限的

就是你要很专心的做一件事情

有些人可能是30分钟有些人是60分钟

极限应该差不多是2个小时

因为你没有办法一直同时专注在同一件事情上

你会随着时间拉长而慢慢下降

所以说当你要做的事情会超过这个专注时间的话

你必须做好切割的动作

那我以我自己为例好了

我完成一篇文章不含前面的试用期好了

我必须要拍照修照片然後排版在最後写文章

才可以完成这篇文章嘛

但是其实这个前後加起来就要好几个小时才能完成的事情

那如我我从头到尾都不休息的话

绝对是会累爆没有办法做到最好

所以说我就会分成好几块譬如说

拍照是一段修图是一段然後写文章是一段

然後中间我可能会安排自己休息

或者是说我不会三件事情集中在同一天

那譬如说你是学生好了

可能你今天念一科目你需要两个小时去完成你的进度

那我觉的你可以适时的切割

我把章节缩小今天就是念完这边

就是让自己压力不要那麽大

然後你这样念书的效率会比较高

那这样少量多餐的方式

其实是对身体比较好的

就是你不会让你自己身体有太大的负荷

但是你又能慢慢的把进度完成

那以上8点是我自己从念书时期到我现在工作

我觉得都还满实用的时间规划小技巧

那很多技巧我可能没有在影片中

因为毕竟我不是什麽时间管理的专家

所以我也有可能有漏讲的

其实大家可以多多去看翻一些书、网路上的文章

然後我推荐你们我觉得一个还满棒的部落客

一个叫做电脑玩物

他写的文章有很多像是关於

时间规画、时间管理我觉得他分享的都很生活化

那我把连结放在下面你们可以去逛逛看

在来後半段的部分呢

我要来跟大家分享手帐怎麽写

那手帐的定义其实还满广的

我今天会把重点着重在行事历这个部分

那如果你本身不喜欢写字的话

你也可以搭配像是google行事历

或者是电脑内建的行事历记事本等等

那我自己个人习惯呢

我是会首帐手写的搭配电脑行事历

我後面会提到

那我们第一个呢是先从怎麽挑手帐开始

手帐本呢有分成很多种格式

有些可能是一个月一面的有些可能是一个月分加一周的

甚至更细的可能有一天一页的那种版本

那你们可以根据自己的职业或者是需求去做挑选

那这本是我今年2017的手帐

我是在掏宝上买的

然後封面的话其实我觉得你可以挑选个人喜欢的风格

像我很喜欢红鹤嘛所以我就挑了一个红鹤的封面

他这个尺寸大小是B5携带的话你可以选择比较小本

反正总之这部分你可以根据个人的喜好

那我大概是从国三还是高一

一开始使用手帐这个东西

然後我一直以来偏好的格式都是月份加周

月份的话就是长这样就是一大面

然後它是一个月你可以马上一览这个月

你有什麽进度

那一周的部分呢就是一大面

你可以规划说你要做什麽

那你挑完了手帐之後呢

你周边还有会使用的东西

我自己比较简单就是我会使用

原子笔还有便条纸

这两样

那原子笔的话我觉得就是

有些人像学生很喜欢用很多颜色

那因为我现在是工作为主嘛

所以我没有就是强调搭配非常漂亮花花绿绿

那我就是单色蓝色或黑色的原子笔为主

然後便条纸的话呢

是因为行事历的空间有限

所以说当我要记录一些事情的时候

不够版面不够的话在上面再加一个便条纸

再来第二点呢你手帐怎麽写

你可以根据三个阶段来完成

就是目标、规划到执行

这个程序我觉得不管你是读书还是工作都适用

那记得目标是由大到小

那执行是由小到大

收先我们就先由从订定目标开始

那订定目标是最重要的第一步

那我个人就是我通常我会在年尾的时候

开始去想我下一年年度目标要做什麽

那我可能会写在新的一本手帐上面

或者是我会记录在电脑的记事本里面

就是譬如说我2017年度计画

那我可以写上我各种我想要完成的事情

譬如说存钱或者是学业事业的成就

或者是我出国计画、减肥计画等等

就是你可以先列一个大范围

但是是有可行性的

不要写说我要存很多钱

你应该写说你要存多少多少万

或一个范围这样子

有数字也有概念性的去安排的

再来年度计画完成後

你就可以把范围缩小到月份

譬如说现在四月我不可能马上知道我十二月要做什麽

所以月份就是你可以再更缩小的范围

你可以就是大概订定一个我四月分五月份六月份

大概有什麽工作进度

那像是学生的话比较好掌控

你大概会知道期中考期末考的时间

你就可以先记录在譬如说我五月中要期中考

那现在四月初,你就可以

去规划,慢慢准备一点一点

不要到考试前再临时抱佛脚

那再更细一点呢,你就可以进入到周计画

我觉得周计划呢,就比较属於在规划这一类

所以我们就接着讲规划这部分

那规划这部分呢

我前面讲到年目标跟月目标

大家记下来了吗?

那年目标除了你个人计画之外呢

你也可以开始先写起来

譬如说家人、朋友或是谁生日

有可能会有聚会的就先抄起来

或者是你有譬如说一些出国计画

或者是节日安排等等

你就可以先记录起来,去做事前的规划

譬如说接下来的端午连假

如果有事前规划的话,你就可以先早点订好机票啊

订好饭店什麽的

无形中也可以帮你省下不少钱

那再来月计画的部分

你除了已经固定的,譬如说考试或者是什麽

你如果临时有一些工作进度安排

我就会随时把它抄上去

譬如说我现在可能四月底有一个活动要参加

那我就把它纪录在我的月计画

我就可以知道说我这个月底哪一天有空

哪一天没有空

这是一个随时更新的部分

不算是在订定目标的部分

但是你要记得,随时帮你计画做更新

你才可以随时去变动你的计画进度

才不会说啊我忘记我今天有事情要做了

结果本来安排好的工作进度就会被影响到

那以我工作上的实际例子为例

像我每个月的大概20号到月底

我就开始想

我下个月要拍什麽样主题的影片

然後可能要写什麽样主题的文章

因为我影片很多不是说拍就可以拍的

像可能评比主题

我一定要有一些试用的时间

然後才可以拍摄嘛

所以这件事情就显现了事前规划的重要性

所以我一定会先做好月份的规划

再来这是一点

我就会安排周计画

那我会在每周五的时候,去安排我下周大概做什麽事情

那我直接给你们看一下,我现在这周的计画

这边是我上个礼拜先写好,这礼拜一定要完成什麽事情

然後完成之後,我大概在礼拜五安排每天大概要做什麽事情

做什麽做什麽

然後,不要急着一次就把它填满满

就是你陆续的去安排

有确定的事情就先写上去

那你要怎麽去填写周计画

你也可以呼应到前面的时间规划

像我会想说不要把自己的工作进度排得太满

你可能要取舍说,什麽事情必须得先做

什麽事情就放到後面一点再做

也不要帮自己一天安排很满的行程

因为说真的啦,你安排很满大概十个有九个,其实都没有办法办得到

除非你当天就是极有效率

我觉得这个机率是比较低一点点

所以你要去衡量你自己的工作或者读书的能力到哪里

那确定好你的周计画之後呢

你就可以开始执行这个动作了

那执行这个动作呢

因为我每件事情会条列式的写下来

那我会分成重要跟次重要

最重要的我都会在上面自己打个星号

然後完成之後呢,我就会在旁边直接打一个勾

其实我自己也不是说执行度百分之百的人

但是我有时候就是,今天假设我列了五件事情

结果我只有四件完成

那我这件我就会再往後写在下一天

去提醒自己,我又多写了一次这个,表示我这件事情拖到我进度

或者是让我知道说,我其实今天没有办法做到这麽多事情

那你经由一次一次这样安排、规划、执行

这个顺序,你就会慢慢了解到你自己的习惯、能力在哪

你可以越来越掌控好你做事情的进度

那我觉得这个是每个人的能力跟工作、生活习惯不同

所以你可以按照自己的脚步去调整

然後慢慢调整成最适合自己的方式

那你在记行事历的时候啊

我自己个人习惯是,我一定会先写重要事情为主

可是我不会把一些什麽,我今天要洗美妆蛋洗刷具

这些全部都写上去

除非我觉得我今天的杂事没有很多

只有这一项,那我就会稍微提醒上去

那,很多人会想说

我一次都要这样全部写完

结果反而你最後都在勾一些很不重要的事情

结果重要的事情都没有做到

那所以我会建议大家说

如果你是属於,常常有一些小杂事的

你可以准备小便条纸

像这种,小便条纸

你去贴在你喜欢的地方,譬如说电脑上

或者是书桌前

或者是甚至也可以在笔记本上,就写这边是杂事

然後把它列列列,列举下来

然後你在空闲时间,或者是零碎时间

你再去做那些杂事

才不会去影响你正事的进度

然後我前面提到说我会分

从实用手帐跟电脑纪录嘛

手帐的部分比较在执行面

今天做这件事情,明天做这件事情

然後我电脑月份是可以直接让我快速看到说

我这个月份有什麽工作进度

那我会分不同的颜色去排列

譬如说,我休闲娱乐会用一个颜色

然後工作会用一个颜色

影片会用一个颜色

等等

那最後关於手帐的部分

我还蛮推荐大家可以去看笔记女王Ada的书,或者是网路上的文章

我一样会把连结放在下面

那其实关於时间管理啊

或者是手帐怎麽写

纺间有非常多的书可以参考

或者是网路上有很多文章跟达人

他们都比我专业非常多

那我其实只是分享一些,自己实际操作下来、使用的经验跟我真的是怎麽样去做跟你们分享

那希望大家在时间规画或者是手帐怎麽写上面

会有一点小小的帮助

那如果有问题的话呢

一样可以欢迎在下面留言给我

那喜欢这支影片的话

别忘了帮我按一个喜欢

然後记得订阅我的Youtube频道哦

可以点这边

那我们就下次见啦,掰掰。