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我会把Excel所有常用的功能介绍给大家|Youtube官网(@电脑教室)频道

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
欢迎来到 Papaya 电脑教室的频道
那我今天开一个新的糸列教学
就是大家很常用的 Excel 这套软体
那在这一糸列的影片当中
我会把 Excel 所有常用的功能
包含表格设计
数据分析
公式设定
图表、函数等功能
以循序渐进的方式介绍给大家
那观看本糸列的影片也不需要任何的文书基础
我会尽可能以浅白的方式来介绍这些实用的功能
另外,这些教学影片都有附上中文字幕
因此有需要观看字幕的朋友
可以直接开启 Youtube 的字幕功能喔
好,那我们现在所看到的就是 Excel 的操作介面
Excel 的文件基本上都是由
画面上的这些小方格所组成
而这每一个方格我们一般称之为「储存格」
储存格可以用来输入资料
或设定公式
此外它有一个很重要的特点
就是每一个储存格都如同地图上的座标一样
都有一个特定的参照位置
参照位置会显示在介面的左上角
譬如这个格子的参照位置是 D5
而这个格子的 参照位置是 F7
好,那我们来试着建立一个简单的资料表格吧
我将滑鼠游标放置在 A1 的储存格
并且随便输入一个标题
例如:ABC 公司食品订单
你会发现这个标题文字超出了 A1 的储存格边界
不过我们可以待会儿来解决这个问题
输入好之后
我们可以按一下键盘的 Enter 键
那这样子选取的方框就会移动到下方的储存格
我们可以接着输入表格的栏位标题
像是「订单号码」
而这个栏位标题打好之后
我希望游标能够移动到「右侧」的储存格
来方便我输入下一个栏位的标题
这个时候我们要按的就不是 Enter 键啰
而是键盘的 Tab 键
那这样选取框就可以向右移动了
附带一提,如果你希望选取框能够向左移动的话
你可以点选键盘的 Shift +Tab 键
所以这样大家记住了吗?
资料输入完毕之后
按 T​​ab 键可以将选取框移到右边
Shift +Tab 可以回到左边
按 Enter 键可以往下
事实上,你也可以直接使用
键盘的上、下、左、右的方向键
来控制选取框的移动
那接下来我花一点时间
来完成所有栏位标题的输入
OK,当我们建立好这些标题之后
你一定会觉得这些标题文字看起来很拥挤
所以接下来我们来看一下宽度、高度的调整方式
在 Excel 内要调整单一栏宽、列高非常简单
你只要直接去拖曳标题栏位的间隔线
把栏位拉到你想要的高度和宽度就可以了
而这边有一个实用的小技巧
就是 Excel 可以配合栏位的文字长度
来自动调整栏宽
例如我希望 F 栏的宽度要
刚好配合「总金额」这三个字的宽度
我可以直接对着 F 和 G 栏的间隔线
按两下滑鼠左键
栏宽就可以自动缩减
同样的道理
像 A1 栏位的文字超出了 A 栏的边界
那我只要对着 A 和 B 栏的间隔线
同样按两下滑鼠左键
A 栏的宽度就会自动加宽
不过像这种大标题我们通常不会放在表格的角落
而是会放在整个表格的正中央
如果你对 Word 这套文书软体有点概念的话
你可能会想到「置中对齐」这个按钮
的确,我们可以使用滑鼠将标题栏位框选之后
按下「置中」按钮来将文字对齐于储存格的中央
但是这个操作并没有办法
将大标题移动到我想要的位置
因此,在 Excel 表格设计中
我们常会使用到一个功能叫做「跨栏置中」
也就是先将好几个储存格进行合并之后
再将标题文字放置在合并储存格的中间
而这个操作非常简单
你只要先框选打算合并的栏位
接着在上方的功能区点选「跨栏置中」就可以了
此外,如果你要解除「跨栏置中」的效果
也只需要再按一次同一个按钮就可以还原储存格
当然,我们也可以针对标题文字
做一些简单的美化
譬如我可以略为放大文字
将文字套用粗体
变更储存格的背景颜色
变更文字色彩
当然我们也可以变换标题的字型
Excel 甚至提供了一些
简单的设计范本供你快速套用
譬如我可以框选第二列的标题
并且点选「储存格样式」来套用我喜欢的设计
那有许多 Excel 初学者常会问到一个问题
就是如何将多个栏位的一次调整为相同的宽度
那我想最简单的作法
就是你可以直接将这些
宽度不一致的栏位先框选起来
接着把滑鼠游标移动到
其中任意一个间隔线的位置来进行拖曳
而当你将滑鼠一放开之后
所有的栏位宽度就会变得一致了
而这个操作技巧也同样适用于「列高」的操作喔
那接下来我们来看一下
在 Excel 内填写数字或编号的技巧
我在「订单号码」的栏位底下随便输入一个编号
譬如 T001
并且按一下键盘的 Enter 键来跳到底下的栏位
这个时候我可以选择
继续「手动」输入第二个编号 T002
或着你可以用一个更有效率的方式
就是直接将滑鼠游标
移动到数字栏位的右下角
此时游标会变成一个黑色的小十字
然后你可以按住滑鼠不放来向下拖曳
Excel 就可以自动帮你产生一个数列啰
而最有趣的是
Excel 还可以依据你所输入的一组数字
来自动产生相同差距的数列
举个例子
如果我希望订单号码是以奇数的方式递增
像是 T001 之后为 T003
再接着 T005 等等
那我可以在栏位内先输入好 T001 和 T003
接着使用滑鼠同时框选这两个栏位
来让 Excel 判断这两个数字的差距
然后我们同样向下拖曳栏位右下角的控制点
就可以顺利产生奇数的递增数列了
至于日期的输入
Excel 同样有一些很实用的小技巧
而首先我会建议 Excel 的初学者在输入日期时
能够遵照 Excel 所能够辨识的日期格式
也就是使用「斜线」来隔开年、月、日
而「不要」使用其它的符号
像是逗点、小数点、或使用国字等
使用 Excel 的日期格式有一个好处
就是这些日期可以配合时间函数的计算
同时也可以进行日期格式的切换
那我以变换日期格式为例
如果我希望将日期的显示
改由国字或英文显示的话
我可以在栏位中点选滑鼠右键
并且执行「储存格格式」
接着在对话框的左侧点选「日期」的类别
如此我们就可以在右侧的栏位中
挑选想要的日期格式
设定好之后按下底端的「确定」按钮
那这里有一个很常见的问题
就是栏位内的资料突然全部变成 # 字符号
而这个原因其实是因为栏位内的文字过长
超过了栏位本身的宽度才导致如此的情形
解决的方式也非常简单
你只要将滑鼠移动到栏位上方的标题间隔线
并且按两下滑鼠左键来自动调整栏宽
就可以解决这个问题了
那这里我介绍一个很实用的快速键
就是如果你需要在栏位中输入今天日期的话
你可以直接按下键盘的 Ctrl +;
再按下 Enter 键就 OK 啰
此外,日期也可以像一般的数值一样
可以藉由拖曳栏位右下角的控制点
来自动填满其它的日期
甚至在旁边这个小按钮内
我们可以设定不同的填满选项
像是「以月填满」
「以年填满」等等
那我这边恢复为以数列填满
并且复制出所有的日期栏位
同时我利用先前的「储存格格式」的指令
来统一日期格式
那接下来我打算在产品栏位中输入一些资料
另外也跟大家介绍一个方便的小功能
我先把上方的功能区暂时隐藏
来增加一些表格的空间
那当你在建立资料的时候
如果有一些资料是带有重覆性质的
譬如说我现在要输入的名称
刚好是「茶叶、芝麻、玉米」的其中一个
那我可以在栏位中直接按下滑鼠右键
并且点选「从下拉式清单挑选」
这样就可以从弹出的选单中
选择你要的项目
省下一些资料的输入时间
OK,完成了产品栏位之后
我又花一些时间来输入了产品的单价和数量
那最后我们来设定一个简单的 Excel 公式
我们以六月一号的总金额为例
如果这里是使用传统的计算机
那大家应该都会直接按 45
乘上 30
然后按一个「 = 」按钮
就可以算出答案了
而 Excel 公式跟这条算式非常接近
唯一的差别就是我们要将「=」符号
改放到数值的最前面
此外,我们还要将「单价」
和「数量」这两个数值
更换成它们所在的「参照位置」
也就是将单价栏位的 45
更换为 D3
将数量栏位的 30
更换为 E3
这样子我们待会儿才能见识到
Excel 的神奇计算能力
那也许刚才的说明对于初学者来说有点复杂
但实际上输入时非常简单
我们来实际操作看看
我首先点选「总金额」底下的第一个空白栏位
也就是 F3 这个储存格
接着按一下键盘的「=」符号
代表我们预备要建立公式
那这里其实我们不需要
使用键盘输入任何参照位置
只要直接用滑鼠点选
我们要计算的「单价」栏位
Excel 就会自动带入它的参照位置了
接着我们按一下键盘的「乘号」
也就是数字键盘的「星号」
再点选「数量」栏位
最后我们按下 Enter 键就完成这个公式的建立啰
那这里我们要记住一点
当我们在表格中建立公式之后
基本上表格就会直接显示
公式所计算出来的答案
如果你要修改公式
你可以点选储存格之后
在上方的「资料编辑列」来进行公式修改
或着,你也可以对着要编辑的栏位
按两下滑鼠左键,来编辑储存格内的公式
而 Excel 的公式就如同文字一般
可以进行复制、贴上
而这个特性也是 Excel 最重要的一点
我们不妨试试看
针对 F3 这个栏位点选滑鼠右键、复制
再点选底下的 F4 栏位
来执行滑鼠右键、贴上
那你会发现这里非常有趣
Excel 并不是直接将 1350 这个金额
复制到底下的储存格
而是将这个栏位的「公式」复制了下来
而且更重要的是
Excel 也不是呆呆的使用原本的 D3 x E3 的公式
而是很聪明地配合栏位的移动
自动将公式修正为 D4 x E4
那底下的栏位我们也不需要
逐一进行复制、贴上
我们可以参考先前复制数列和日期的方法
直接向下拖曳储存格右下角的控制点
就可以一次完成所有的栏位计算
最后,我把所有的「单价」栏位框选起来
并且点选上面的「格式」下拉选单
套用「货币符号」
如果你不需要多余的小数位数
你可以点选「减少小数位数」按钮
来移除这些小数
至于「总金额」栏位也可以套用
相同的货币格式
因此我们可以在「单价」栏位还是选取的时候
点选左上角的「复制格式」按钮
接着再使用滑鼠框选「总金额」的栏位
这样子就可以将货币格式复制过去了
OK,那以上就是今天 Excel 的入门介绍
希望对于初学 Excel 的朋友们有些帮助
那我们就下回再见,拜拜
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