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Excel中美化表格的几个实用小技巧|Youtube官网(@电脑教室)频道

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
今天我想和大家聊一聊在 Excel 中
美化表格的几个实用小技巧
此外,我们也会聊到 Excel 中
最常使用到的「加总」函数
OK, 我这边有一个完全没有经过设计的简单表格
里面的资料是来自于 Excel 的线上范本
虽然 Excel 文件本身已经是一个表格的结构
但如果我今天想要列印这个表格
譬如我到上面的工具列点选「预览列印」的按钮
附带一提,如果你在上面找不到这个按钮的话
你可以先按一下旁边的小箭头
并且勾选「预览列印」这个选项就可以了
打开「预览列印」的视窗之后
我们立即就发现了一个问题
就是 Excel 的框线
在预设的情形下是「不会」列印的
所以印出来的表格只有文字、数字
但是完全看不到表格的框线
要解决这个问题的话有两个方式
第一个方式是变更 Excel 的框线列印设定
我们可以先回到 Excel 的主画面
切换到「版面配置」标签
并且勾选格线的「列印」选项
勾选之后,我再次开启「预览列印」的视窗
那这一次我们就可以成功地看到表格的框线了
不过,这个方式有一个小缺点
就是它的框线设计是固定不变的
也就是表格的外框线都是套用黑色直线
而内框线会采用黑色虚线
如果你觉得这个设计过于呆板
那你可以考虑第二种方式
也就是自己手动设计 Excel 的表格
好,我同样回到 Excel 的主画面
并且关闭刚才的格线「列印」选项
那在 Excel 内要如何绘制表格的框线呢?
我想最直觉的方式
就是使用 Excel 本身的画笔功能
绘制之前,我们可以先到「常用」功能区
点选「框线」来指定线条的色彩
譬如我这边指定一个蓝绿色
接着我们再来指定线条的样式
这个样式选单超出了目前萤幕录制的范围
不过我在此选择了一条粗直线
来做为画笔的线条样式
这个时候,你会发现滑鼠的游标
会自动切换成画笔
因此我们可以在表格内很轻松地绘制出水平线
或着垂直线
如果我在表格中拉出了一条对角线
那画笔只会在这个范围的外框描绘出线条
Excel 实际上还有第二种画笔
叫做「绘制框线格线」
如果你使用这个画笔来拉一条对角线的话
那所有的储存格都会被描上指定的框线样式
因此它很适合用来绘制
表格的「内框线」
如果我想清除这些框线的话
我可以按住键盘的 Shift 键不放
这时画笔的功能会切换成「橡皮擦」
我可以同样在表格内拉出一条对角线
就可以将这些线条全部清除掉
最后我再按一下键盘的 ESC 键
就可以关闭画笔的功能
除了使用画笔之外
另一种画框线的方式
就是先选取一个范围
再指定要套用的框线类型
举个例子,如果我打算在标题栏的下方
以及合计栏的上方各画一条直线
那我可以把这些清单资料框选起来之后
点选「框线」按钮
再选择「上框线及粗下框线」就可以啰
说完了框线,我们再来聊一聊表格的背景设计
Excel 实际上可以在表格内放置一张背景图片
这张背景图片虽然无法被列印出来
但是可以让整个表格的介面变得更加美观
我们可以切换到「版面配置」标签
点选「背景」按钮
如果你手上有现成的背景图片
你可以按下「从档案」来载入图片
如果手上没有图片的话
你可以利用 Excel 内建的图片搜寻引擎
来输入关键字
例如我输入「绿叶」来进行搜寻
找到中意的图片之后
再点选底下的「插入」(Insert)按钮就可以了
这时你会发现表格内的文字
因为背景图片的关系变得难以阅读
因此我们不妨针对带有文字的储存格
套用一个单色的背景
我可以将 A 到 G 栏的资料选取之后
切换到「常用」标签
点选「油漆筒」按钮来套用白色
另外在 Excel 的表格设计中
也常会利用到一个小技巧
就是在表格四周插入空白的栏、列
来进行版面的间距调整
以达到美化表格的目的
譬如我可以点选 A 栏之后
按下滑鼠右键
点选「插入」来在表格的左方
新增一个空白栏位
这样子可以让表格不至于紧贴着视窗的左侧
另外,我可以在 B 栏的左侧
同样新增一个空白栏
并且填上白色的背景
以及在 J 栏的左侧插入一个空白栏
然后再调整 J 栏和 B 栏的宽度
这样子表格的两侧有了适当的边界
阅读起来会更为舒适
我们也可以试试看在表格的顶端
插入一个空白列
并且调整一下第一列的高度
接着我把 B1 到 J1 的范围框选起来
将储存格的背景设定为无填满(透明)
来增加表格的顶端边界
最后,其实我们可以
把背景图片上的框线隐藏起来
让背景显得更为干净
因此我们可以切换到「版面配置」标签
并将格线的「检视」选项取消打勾就可以了
之后如果你要移除或更换背景
也可以随时在按下旁边的
「删除背景」按钮
再去替换其它的背景图片
好,那在本集影片的最后
我们来看一下「合计」栏位的计算
在这里我打算将 I 栏的数值相加起来
并将合计结果放在 I22 这个栏位
我们在上一集的影片中曾经和大家介绍说
如果我想要在 Excel 内建立算式
我可以先在栏位中按一下键盘的 = 按钮
再点选你想要相加的栏位
按一下 + 号
再点选下一个要相加的栏位
接着重复这个步骤
你就可以将所有 I 栏的数值相加起来
不过很显然的,这个方式不但麻烦
操作时也容易出错
因此这个时候 Excel 的函数就派上用场了
所谓函数
其实就是 Excel 用来进行「数据计算」
和「资料分析」的特殊公式
像目前如果我需要
将一个范围的数值进行相加
我可以将选取框放置在 I22 这个储存格之后
切换至「常用」标签
点选「自动加总」按钮
这个时候 Excel 会插入一个
叫做 SUM (加总)的函数
并且它会自动猜测你要相加的范围
如果这个范围有误
你可以重新用滑鼠框选正确的范围
甚至你也可以按住 Ctrl 键不放
来框选多个不相连的范围
当范围无误之后
你就可以按下键盘的 Enter 键
那合计栏的金额就瞬间计算完毕啰
如果有兴趣的话
你也可以试试看在「自动加总」选单中
Excel 有提供了其它常用的函数
包括了平均值、计数、最大值、最小值
这些函数的操作方式和「自动加总」完全相同
以「平均值」为例
我先建立一个平均值的标题
并且将选取框放在 I23 的栏位
接着我去点选「平均值」的按钮
那你会发现这一次的选取范围多框了一个栏位
因此我使用滑鼠拖曳的方式来修正范围
再按一下 Enter 键
就可以得到所有金额的平均值了
是不是很方便呢?
好,那今天的 Excel 教学就先说到这里
我们就下回再见啰,拜拜
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