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Word教学课程「合并列印」的功能|Youtube官网(@电脑教室)频道

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
今天的 Word 课程
我要和大家聊一聊「合并列印」的功能
那许多 Word 初学者可能都有听过「合并列印」
但是它到底是做什么用的呢?
基本上「合并列印」的主要用途
就是利用一个「范本」
来建立多个文件
譬如说这边有一封通知信
我打算要邮寄给很多人
而信件的开头我要填上收件者的姓名
那如果使用传统的方式
我必须填上对方的姓名之后
把文件列印出来
再去更改姓名
再进行列印
然后再改姓名
再列印
如此一来这整个流程会变成耗时又费力
而「合并列印」可以轻松地解决这样的问题
除了信件之外
合并列印也可以用来制作信封
标签贴纸
或会议常见的名牌
好,那我们就一起来看看合并列印的操作方式吧
我首先以「信件」做为范例
当进行合并列印之前
我们必须先准备好两份资料
第一,你要有一个排版好的文件
第二,你要准备一份邮寄的名单
这个名单你可以直接使用
Word 本身的表格功能来制作
 譬如我可以在一个空白文件内
切换至「插入」标签
点选「表格」按钮
来新增一个五栏二列的表格
接着我在表格中输入栏位的标题
输入完毕之后按一下键盘的 Tab 键
来将游标移到右方的栏位
以便输入其它的标题
然后持续重复这个步骤
当第一列的标题建立好之后
可以再按 Tab 键将游标移到第二列
来开始输入人员的资料
如果你想要调整栏位的宽度
可以直接拖曳栏位的框线
如果表格列数不够的话
我们可以再次按下 Tab 键
这样可以新增一个空白列
我们就可以继续输入其它人的资料啰
此外,如果你平常习惯使用 Excel
来管理、分析资料的话
也可以使用 Excel 来建立邮寄名单
名单建立完毕之后
我们就可以回到信件来开始进行「合并列印」
我首先切换至「邮件」标签
按一下「选取收件者」
再点选「使用现有清单」
来选取刚才制作的 Word 表格
如果你选择的是 Excel 档案
它会另外跳出一个选择工作表的对话框
在这边可以直接按下「确定」按钮
这样一来人员名单就已经汇入到 Word 内啰
这时我们可以将滑鼠游标
放在预备插入「姓名」的位置
并且按下「插入合并栏位」的按钮
你会发现选单中的项目
就是我们先前表格的栏位标题
而我们所需要的是人员的「姓名」
所以在此点击「姓名」就可以了
这样一来,刚才游标的位置
就多出了一个《姓名》标记
如果想要预览一下合并列印的结果
我们可以在功能区中点选「预览结果」按钮
那么刚才的《姓名》标记
就会自动转换成表格中的人名啰
我们也可以在功能区中点选箭头按钮
来浏览其它的人员资料
好,那当我们在预览之后
没有发现任何问题的话
我们就可以点选「完成与合并」
你可以直接选择「列印文件」来立即开始列印
或着,你也可以按一下「编辑个别文件」
再按下「确定」按钮
这样子 Word 会将合并列印的结果
整合为一个新的文件
有需要的话
你也可以针对个别文件进行一些文字的修改喔
说完了信件,合并列印也可以应用在「信封」上
以信封来说
最重要的一个设定就是它的大小
虽然我们可以切换到「版面配置」标签
点选「大小」来设定纸张的尺寸
不过 Word 本身也有提供
许多信封的范本可供我们使用喔
我们可以切换至「邮件」标签
并且点选「信封」按钮
接着按一下「选项」
在这个选单中有许多预设的信封尺寸
如果这些尺寸没有符合你的需求
你可以点选最底端的「自订大小」
这样就可以自行输入信封的宽度和高度了
那接下来,我在「寄件者地址」的栏位
任意填上一位寄件者的资料
如果收件者只有一位的话
你也可以直接将对方的资料
输入在「收件者地址」的栏位
最后再按一下「新增至文件」的按钮
此时 Word 会询问
是否将寄件者的地址指定为「预设地址」
如果你希望 Word 之后能够
自动帮你填写寄件者的资料的话
可以点选「是」
不希望的话就按下「否」
这样子信封的设定就完成啰
另外,我们平常在生活中
也有机会使用到中式的信封
那这个部份我会留在下一次的影片再和大家介绍
OK,那目前这个信封我们只设定了一位收件者
那如果你想使用「合并列印」的功能
来指多个收件者的话
我们可以先清除原本的收件者资料
再点选「选取收件者」
「使用现有清单」
来载入先前的表格档案
接着,我们就可以依序填入收件者的栏位资料
我点选「插入合并栏位」按钮
来插入「邮递区号」
接着按一下 Enter 键
切换到下一行
来插入「地址」
再按一次 Enter 键切换到第三行
来输入「姓名」
至于姓名后面的称谓
Word 有一个有趣的小功能
可以根据表格中的「性别」栏位
来判断要插入「先生」或是「小姐」
操作方式也非常简单
我首先将游标放在《姓名》的右侧
接着在功能区点选「规则」
再点选「以条件评估引数」
这时会弹出一个条件设定对话框
而这个条件如果用白话文来说的话
就是:如果「性别」等于「男」
那我们就在信封中填上「先生」
如果不是男性的话,我们就填上「小姐」
所以我们就依据这个条件的描述
将第一个栏位指定至表格中的「性别」
如果「性别」为「男」的话
就填上「先生」
否则就填上「小姐」
设定完毕后就按下「确定」
最后再手动输入一个「收」就可以啰
我们可以同样来预览一下合并列印的结果
此外,如果你想要调整文字的大小
你可以将文字反白之后
切换到「常用」功能区
来点选「放大字型」就可以了
那由于信封本身的厚度比一般纸张厚
使得许多家用印表机
在列印大量信封时并不是很方便
因此有许多人会改使用
「标签贴纸」的方式来印制收件者的地址
在 Word 内如果要制作标签的话
我们可以同样在「邮件」标签中
点选「启动合并列印」
选择「标签」
而 Word 同样有提供许多标签的型号与范本
你可以依据你手上标签的厂商与型号
来在对话框中进行适当的设定
即使你在选单中找不到你的标签型号的话
你也可以点选「详细资料」
来自行设定标签的大小和版面喔
定完毕之后我们按下「确定」按钮
而接下来的步骤基本上和信封设定相同
我们按下「选取收件者」来载入表格档案
然后依序插入「邮递区号」
「地址」
和「姓名」
并且设定「先生/小姐」的条件判断
最后再填上一个「收」就可以了
那这边要注意的是
其它的标签栏位也必须填上相同的资料
因此我们可以在功能区内点选「更新标签」
就可以轻松地完成这个步骤啰
那我先前有录制过一个「会议名牌」的制作影片
也是合并列印的一种应用
有兴趣的朋友也可以去看看
好,那我们今天就聊到这个​​地方
我们下回再见,拜拜
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