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Excel「设定格式化的条件」这个实用的小功能|Youtube官网(@电脑教室)频道

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
在今天的 Excel 课程,我要和大家介绍
「设定格式化的条件」这个实用的小功能
「设定格式化的条件」其实它的概念
和先前我们所介绍的「筛选」十分类似
使用时我们都必须先设定一个「条件」
譬如说我想要找出这次考试考 100 分的同学
如果使用「筛选」功能
Excel 会把「不符合」条件的同学隐藏起来
因此表格内就只会留下「静香」的名字
而「设定格式化的条件」不太一样
它会将「符合」条件的同学
使用颜色、字体等方式标注出来
让我们能够更容易的注意到这些资料
OK,那我们要如何操作「设定格式化的条件」呢?
假设说我今天想要找出
所有透过「宅配」这个通路的订单
那我首先可以将「商店」这一栏选取起来
接着在功能区内点选「设定格式化的条件」按钮
选择「醒目提示储存格规则」
再点选「等于」
此时会弹出一个对话框
我们可以直接用滑鼠点选「宅配」当做筛选的条件
而在右侧的选单中有提供几组预设的显示色彩
如果没有你喜欢的颜色
你可以点选最底下的「自订格式」来自行设计
譬如我可以套用「粗体」字型
深蓝色的文字色​​彩
再切换到「填满」标签来套用一个「浅蓝色」的底色
最后按下「确定」就可以了
我们甚至也可以针对同一个栏位套用多个条件
例如我想再将「市场」这个通路也标注一个色彩
那我们可以重复先前的步骤
再次点选「设定格式化的条件」
选择「等于」
再点选「市场」
然后按下「确定」
我们不妨来做一个输入的测试
我将游标放置在最底下的空白栏位
并且输入「宅配」
再输入一个「市场」
那你会发现这些资料都会自动变更颜色
是不是很酷呢?
OK,那如果我想要更改这些颜色
或是移除颜色的话该怎么做呢?
很简单,首先我们同样先将栏位选取起来
接着点选「设定格式化的条件」
选择「管理规则」
如果要进行更改的话
你可以将规则选取之后
点选上方的「编辑」按钮
在底下的栏位我们可以重新指定条件
譬如我可以将通路改为「杂货」
点选底下的「格式」按钮则可以变更色彩
譬如我这次选择一个「绿色」做为底色
再按下「确定」
如此我们就完成了条件与格式的变更
至于要删除规则的话
我们可以将规则选取之后
直接按下顶端的「删除规则」按钮就 OK 啰
「格式化的条件」除了可以筛选特定的文字之外
也可以广泛应用在其它的资料类型
以日期为例
我们可以在「设定格式化的条件」
选单中点选「发生的日期」
在对话框内 Excel 提供了许多日期的筛选条件
比如我选择「上个月」
再按下「确定」
这样子所有上个月的订单资料就会被标注出来啰
至于「数值」类型的资料
Excel 也提供了像是「大于」、「小于」
「介于」等条件来方便我们进行筛选
比如说我想要找出「单价」高于 $100 的资料
我可以在格式化条件选单中点选「大于」
并且在对话框内输入 100
就可以轻易找出这些数值了
Excel 甚至也提供了所谓
「前段/后段项目规则」的搜寻
譬如我如果想要找出「最高」的 5 笔单价
我可以在格式化条件选单中
点选「前 10 个项目」指令
然后在对话框内将数值 10 改设为 5
再按下「确定」就 OK 啰
如果你认为「设定格式化的条件」
只能单纯的将符合条件的储存格换个颜色
那你可就错了
它其实还提供了三个有趣的资料视觉化小工具
分别是「资料横条」
「色阶」
「图示集」
这些工具的使用方式和先前的操作大同小异
我们同样可以先选取要套用的栏位
例如「合计」栏
接着点选「设定格式化的条件」
选择「资料横条」
再选择一个你喜欢的颜色
那么 Excel 就会自动根据资料数值的大小
来产生横条图喔
至于「色阶」则是使用一组渐层色彩
来呈现数值的高低
以目前的设定来说
数值愈高则会愈趋近于「绿色」
而数值愈低则会愈趋近于「红色」
这些色彩都可以依照自己的意思来进行修改
你可以打开「管理规则」对话框
点选「编辑规则」按钮
就可以在对话框的底下来进行颜色设定
完毕后再按下「确定」按钮就可以了
最后,「图示集」是利用一组图示符号
来呈现数值的高低
譬如我在此套用「红绿灯」的图示设计
在预设的组距设定下
数值中最高的 67% 会呈现「绿灯」
介于 33% 至 67% 之间的数值则会呈现「黄灯」
而低于 33% 就会显示「红灯」了
当然,这些组距的范围都可以自由修改
我们只要打开「管理规则」对话框
同样按下「编辑规则」按钮
就可以依照自己的意思来修改组距啰
OK,我们介绍了许多「格式化条件」的类型
而最后如果你要一次把这些规则全部清空的话
你可以在选单中点选「清除规则」
再选取「清除整张工作表的规则」
这样子就可以将 Excel 表格还原到最初的状态啰
好,那今天关于「格式化条件」的介绍就说到这里
我们下回再见,拜拜
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