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Word如何替图表加上「标号」以及如何建立「图表目录」|Youtube官网(@电脑教室

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
今天我要接续上一回的影片主题
也就是当我们建立好图表之后
要如何替图表加上「标号」
以及如何建立「图表目录」
OK,那我这边有一份简单的文件
前两页是预备用来放置「图表目录」的空白页面
而后两页我放置了一些流程图和表格
这些流程图的制作
都是使用了上一集所介绍的
「图案」工具和 SmartArt 功能
但如果今天我们要替这些流程图加上「标号」
有的人也许索性会使用手动输入
也有的人曾采用自订「编号」的作法
但实际上 Word 本身就具有自动「标号」的功能
只是这个功能必须要搭配
「多层次清单」的使用
才能完全发挥「标号」功能的优点
OK,我在这份示范文件中有两个章节标题
分别是「绪论」和「研究方法」
我首先选取「绪论」这个大标题
并且在功能区内点选「多层次清单」按钮
套用「章、节、项」这个样式
由于在研究报告中
有时会规定「章」的标题
必须采用国字大写的「壹」
因此我再次打开「多层次清单」的面板
并且点选「定义新的多层次清单」
在对话框中
我将数字样式改设为国字大写的「壹、贰、参」
另外我在「章」的后面按两次空白键
来增加「章」和「绪论」之间的间距
完毕后按下「确定」。
由于「章」这个层级的标题通常会置于中央
因此最后我在「标题一」样式的位置
点选「滑鼠右键」
选择「修改」
套用「水平置中」的设定
再按下「确定」按钮
如此,我们的标题样式就算是设定完毕了
这个时候我们就可以将这个样式
复制到其它章节的标题
因此我在功能区的左上角
点选「复制格式」的按钮
再到下一页来反白第二章的标题就可以啰
设定好「多层次清单」之后
我们就可以开始针对图表来加上「标号」
我回到第一章来点选此页的流程图
接着在绘图画布的「边缘」点选「滑鼠右键」
选择「插入标号」
Word 针对标号提供了三个预设的标签
由于我们所需要的「图」标签并未列在其中
因此我可以按下旁边的「新增标签」按钮
来自行输入「图」这个字
再按下「确定」
至于标号的位置
通常研究报告中有所谓「图下」「表上」的规定
因此以这个流程图来说
标号位置的设定保持「选取项目之下」就可以了
最后,我们还必须在图片编号之前
加上「章」的编号
也就是将「图 1」改显示为「图 1-1」
所以我们可以点选右下角的「编号方式」按钮
并且勾选「包含章节编号」
再按下「确定」
此时,你会发现在「章」的数字部份
Word 会继承先前的国字大写设定
关于这一点
有些人会索性将「章」的数字改使用手动输入
而我在这一集影片也会提供
另外一种方法供大家参考
不过目前我们可以先输入
流程图的标号文字
再按下「确定」来关闭对话框
等全部的标号都建立完毕之后
我们再回头解决标号的国字大写问题
那这边有一个实用的小技巧
由于在真正的研究报告中
图表都分布在不同的页面
为了省去逐页搜寻图表的时间
我们可以点选「寻找」按钮右侧的箭头选单
选择「到」
你也可以直接使用快速键
Ctrl +G 来开启这个对话框
我们在左侧的清单中选择「图形」
再点选「下一位置」
这样子 Word 就会自动跳到
这份文件的下一张图表了
是不是很方便呢?
接下来的步骤与先前完全相同
我们点选图表之后
按下「滑鼠右键」
选择「插入标号」
再输入标号的说明文字
按下「确定」
而标号的章节也会很聪明的自动更新到第二章
最后我们再完成底下图表的标号就 OK 啰
至于「表格」的标号设定
其实与先前的操作也大同小异
我首先回到第一章来选取里面的表格
接着同样点选「滑鼠右键」
选择「插入标号」
这一次我们需要一个新的「表」这个标签
因此我点选「新增标签」按钮
输入「表」这个字
另外我们再根据「图下」「表上」的原则
来将标号位置改设为「选取项目之上」
然后按下「编号方式」按钮
来在标号之前套用「章节编号」的设定
最后再输入标号的文字描述就可以了
接着我同样按下 Ctrl +G 来开启搜寻对话框
这次我们将搜寻的对象设定为「表格」
再按下「下一位置」就可以立即移动到
下一个拥有表格的页面
我们重复先前的步骤来输入标号的内容
再按下「确定」
如此这份文件的标号就全部设定完毕啰
最后,我们来解决标号中「国字大写」的问题
我采用了一个看起来不怎么高明的做法
不过实际操作却不会花上你太多的时间
我将滑鼠游标放置在
第壹章的标题文字之内
接着开启「多层次清单」的按钮选单
选择「定义新的多层次清单」
此时我们将数字格式暂时改回阿拉伯数字
再按下「确定」
由于标号的章节会继承大标题的数字格式
因此我们按下 Ctrl +A
也就是「全选」的快速键
再按下键盘的 F9 来让标号自动更新
有点类似平常我们将网页「重新整理」的概念
于是你会发现所有的标号
就能以正常的阿拉伯数字来显示了
而最后我们再回到第壹章的大标题
点选「定义新的多层次清单」
来将数字格式再改回国字大写就 OK 啰(请参阅注 1)
解决了上述问题之后
如果你觉得预设的标号字型似乎太小
你可以到功能区的样式选单之中
针对「标号」样式点选「滑鼠右键」
选择「修改」
在对话框中你可以变更标号的文字大小
甚至也可以指定它的行高
再按下「确定」
这样子就能一次修改所有标号的字型格式了
实际上「标号」还暗藏了一个好用的参照功能
譬如我打算在文章中
请读者参阅「图 1-1」的内容
此时我可以切换至「参考资料」标签
点选「交互参照」按钮
由于我们要参照的对象是图片
因此我将参照类型切换为「图」
并且点选「图 1-1」
如果你不需要包含标号后面的文字说明
你可以在右上角的选单内
选取「仅标签及数字」
再按下「插入」就可以了
这个参照文字本身具有「超连结」的功能
因此如果你按住 Ctrl 键不放来点击它的话
文件就会自动卷动到图 1-1 标号所在的位置喔
OK,最后我们来把「图表目录」完成
我首先移动到「图目录」的页面
并且在「参考资料」功能区内
点选「插入图表目录」按钮
由于「图目录」只包含图片
而不包含表格
因此这边我们将标题标签设定为「图」
再按下「确定」就 OK 了
在预设的情形下
图目录的左侧会包含四个文字宽度的缩排
如果你不需要这个缩排设定的话
你可以在插入图目录之前按下「修改」按钮
再点选「修改」
接着在左下角开启「段落」对话框
并且将左侧缩排设为 0 字元
若有需要的话
你也可以调高「行距」的数值
再按下「确定」来关闭所有的对话框
而表目录的插入方式也非常方便
我们同样开启「插入图表目录」的对话框
并且确认标题标签已设定为「表」
再按下「确定」
这样就轻松地完成表目录的设定啰
OK,那今天关于「标号」
和「图表目录」的介绍就说到这里
我们下回再见,拜拜
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