Excel「工作表」的几个常用操作以及「合并汇算」小功能|Youtube官网(@电脑教室


哈啰,大家好
在今天的 Excel 教学中我要和大家介绍
「工作表」的几个常用操作
以及「合并汇算」这个实用的小功能
OK,那什么是工作表呢?
工作表可以说是我们在 Excel 中
用来编辑和储存资料的页面
工作表的名称
是以一个小标签的型式
显示在视窗的底部
而 Excel 最大的特色
就是一个文件可以拥有「多张」工作表
因此每当你要输入新的资料时
你不一定每次都要去开一个新的 Excel 档案
你可以直接在视窗的底端
点选「新工作表」的按钮
就可以立即产生一个新的空白页面了
工作表的名称
可以随时依据你的需要来进行修改
你可以直接在工作表的标签上点选「滑鼠右键」
选择「重新命名」来输入新的名称
或着,你也可以直接对着工作表的标签
按两下滑鼠左键
也可以进入名称编辑的模式
如果你需要调整工作表的前、后顺序
你可以对着工作表的标签
按住滑鼠左键不放
再拖曳到你想要的位置就可以了
至于用不到的工作表
我们也可以随时利用「滑鼠右键」
来将它们「删除」
除了新增空白的工作表之外
复制工作表也是一个很常用的技巧
尤其是当我们需要重复利用一个表格的时候
复制工作表的方式很简单
你只要按住 Ctrl 键不放
来将工作表拖曳到隔壁的位置
就可以立即复制出一个相同的工作表
接着你就可以修改新工作表的名称
并且更新表格内的资料
复制工作表的操作
也可以在不同的 Excel 档案之间进行
你只要将这两个档案依序开启之后
针对要复制的工作表点选「滑鼠右键」
选择「移动或复制」
并且在下拉选单中选择复制的「目标」文件
再勾选「建立复本」
按下「确定」
这样子工作表就可以成功地复制到不同的 Excel 文件了
针对 Excel 这种「多工作表」的作业环境
它也因此提供了所谓「工作群组」的功能
可以让你同步编辑多张工作表的内容与排版
你只要按住 Ctrl 键不放
依序点击你要编辑的工作表
如此在视窗的顶端就会显示「资料组」
或「工作群组」的标题(视 Excel 版本不同而定)
这时我们可以在工作表内进行一些简单的编辑
譬如我选取表格的标题列之后
套用一个「底线」的样式
编辑结束之后
我可以回到任意一张工作表上
点选「滑鼠右键」
选择「取消工作表群组设定」
如此你会发现我们刚才所套用的标题列底线
已经成功地显示在所有的工作表之中啰
如果你觉得有些工作表的旧资料
暂时不会使用到的话
你不妨可以考虑将它们隐藏起来
让你在资料管理上更有效率
隐藏的方式是在工作表标签上
点选「滑鼠右键」
选择「隐藏」指令
如此被隐藏的标签就不会再显示于视窗的底端
而之后如果你要把它再叫回来的话
你可以在任意一张工作表上点选「滑鼠右键」
选择「取消隐藏」
并且在对话框中选择你要显示的工作表
再按下「确定」就 OK 了
最后,我们来看一下「合并汇算」这个实用的小功能
以目前这个文件来说
它包含了三张工作表
各自代表了不同年份的资料
藉由「合并汇算」
我们可以将这些资料整合到一个页面之内
以方便我们做进一步的数据分析
在执行「合并汇算」之前
我们不妨先新增一个空白的工作表
接着切换至「资料」标签
点选「合并汇算」按钮
在预设的情形之下
Excel 会采用「加总」的方式来合并这些资料
你也可以依据自己的需求
打开下拉选单来选择其它的函数
接着我们必须将不同工作表的资料
依序加入至这个对话框之内
因此我首先将滑鼠游标放置在「参照位置」的栏位
然后切换到第一张工作表来框选这个表格
由于这个表格的顶端和左侧都是标题文字
而非资料数据
因此我们可以将「顶端列」
和「最左栏」这两个选项勾选起来
以方便 Excel 进行资料的比对
然后按下「新增」按钮
接着我重复这个步骤
切换到第二张工作表
并且确认表格仍然是框选的状态
再次按下「新增」
最后再将第三张工作表的内容也一同加入进来
如此,Excel 就会将这三年的资料
以「加总」的方式合并至这个新页面
如果你想进一步了解每一笔资料的来源
你不妨在上一个步骤的对话框
事先勾选「建立来源资料的连结」
再按下「确定」
这样子Excel 就会在每一列的左侧
产生一个折叠式的选单
打开之后你就可以浏览每一年的销售金额啰
OK,那今天关于「工作表」
与「合并汇算」的介绍就说到这里
我们下回再见,拜拜