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Excel的初学者在列印表格时遇到过版面设定的问题|Youtube官网(@电脑教室)频道

admin youtube视频 2019年11月25日

哈啰,大家好
相信许多 Excel 的初学者在列印表格时
都曾遇到过一些版面设定的问题
毕竟 Excel 不像 Word 这套软体
从介面之中就可以很清楚知道列印的范围
边界的大小等
OK,那我手上有一份表格
它大约有 200 笔的交易资料
我们可以先透过「档案」标签中的「列印」指令
来看看在没有任何调整的情形之下
这份表格在列印时有那些问题
首先,最明显、也是最严重的一个问题
就是这一页的表格遗失了一个栏位
也就是「合计」栏
说它消失了也不完全正确
因为如果我们利用底下的切换页面按钮
前进到第六页的时候
就可以找到「合计」栏
那究竟是什么原因造成它被世人遗弃了呢?
这时,我们就要来聊聊 Excel 的「分页」设定
我们可以回到表格之后
切换至「检视」标签
再按下「分页预览」按钮
此时你会看到表格中有个斗大的「第 1 页」三个字
如果我们往下卷动
就可以接续看到第 2 页
第 3 页
第 4 页
以及最后短短几行的第 5 页
但实际上在刚才预览列印之时
我们知道这份表格并不是印到第 5 页就结束了
所以我再把页面卷回到表格的开头
为了让大家看清楚一点
我利用「缩放至选取范围」这个功能
来将此区域放大
此时我们才恍然大悟
原来这里还藏了一个「第 6 页」的背景文字
也就是那个被遗忘的「合计」栏啰
事实上,只要是表格栏位多、面积大
列印时几乎都难免被
Excel 的「自动分页」搞得支离破碎
而分页的依据
就是画面上的蓝色虚线
也就是所谓的「分页线」
它的功能就是界定每一页的列印范围
所幸的是
分页线的调整非常简单
譬如我想要将「第 6 页」合并至「第 1 页」的话
你可以直接移除掉两页之间的分页线
也就是将它拖曳到页面的边缘就 OK 啰
我们也可以针对其它的分页线做一些检查
像目前第一页的底端有两笔四月份的资料
我们不妨把这条分页线拉到 3月30 号这一列
如此就可以让四月份的资料统合在同一个页面了
而第二页的底端也可以做类似的处理
使每一页都能找出一个最佳的分页位置
除了调整现有的分页线之外
我们也可以依据自己的需求来「新增」分页线
举例来说
如果我想把一月、二月、三月各自独立成一页
我可以选取二月份的第一笔资料之后
切换到「版面配置」标签
点选「分页符号」
再执行「插入分页」
如果插入分页线时不小心选错了列
你可以透过「移除分页」的指令来将它删除
或着直接将它拖曳至正确的位置就 OK 了
此外,在预设情形之下
表格在列印时是不会印出「框线」的
而如果你想要将框线列印出来的话
你可以在功能区内将「列印」的选项勾选起来
全部设定完成之后
我开启「列印」对话框来检视设定的成果
此时第一页就只剩下一月份的资料
而二月、三月份的资料也成功地独立出来啰
不过,你大概有注意到
目前只有第一页的表格带有「标题列」
如果你希望这个标题能够重复在其它页面的话
你可以回到「版面配置」的标签内
按下「列印标题」的按钮
然后将滑鼠游标放置在「标题列」这个空栏
再选取标题所在的第一列
最后按下「确定 」
如此所有页面的表格就能成功地显示标题列了
在 Excel 内除了调整「分页线」之外
当然也有其它可以调整列印版面的工具
其中一个很方便的技巧
就是直接调整表格的「缩放比例」
为了示范这个功能
 我先在功能区内
执行「重设所有分页线」
来将列印版面还原到最初的状态
以目前来说,表格的缩放比例是 100%
也就是它的大小完全未经过任何调整
但是我们知道在这个宽度之下
表格列印时会超出纸张的范围
导致「合计」栏被排除在第一页之外
因此,你可以将表格的缩放比例略为缩小
例如 85%
或着,你可以透过自动调整的方式
来将表格「宽度」设为 1 页
也就是 89%
表格的高度也可以进行同样的设定
像目前列印这份表格
总共需要用到四张 A4 纸
但如果你打算把它缩减到三张的话
你可以将「高度」设为 3 页
利用这种方式来节省纸张
也算是为地球环保尽一份微薄之力啰
最后,如果你今天只是想要
列印表格中的某几笔资料
那么使用分页线或缩放表格
显然都不是最理想的方式
这时,你不妨直接将要列印的区域框选起来
接着在功能区内按下「列印范围」
「设定列印范围」
如此,在进行列印的时候
就只有框选的区域才会印制出来
而之后如果要解除这个列印范围的话
只要在同一个选单中点选
「清除列印范围」就 OK 啰
好,那今天关于 Excel 的分页设定
我们就聊到这里
在下一回的影片
我会继续针对列印的页首和页尾
以及浮水印的设定做一些补充
那我们就下次再见啰,拜拜
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